База Данных Из Word
Содержание. История вопроса Както раз после подведения итогов олимпиады, когда участникам требовалось разослать письмами с результаты по сданным (или не сданным) предметам, я заметил, что девушка сидит и руками вносит в шаблон письма результаты экзамена, ФИО школьника и прочую информацию. Перед ней лежало несколько распечатанных из Excel листов с фамилиями и оценками. Copy-Paste, Ctrl+C — Ctrl+V, перевод ФИО из именительного в родительный падеж и так уже была проделана работа с половиной первого из трех листов с данными.
Сколько по вашему она могла бы еще просидеть копируя данные, а потом проверяя результат? Думаю довольно долго, да и ошибок было бы не мало. А ведь ей потом предстояло еще подписывать почтовые конверты. Мне стало жалко ее времени и за несколько минут я показал, как можно с помощью простых средств этот процесс автоматизировать.
После небольшого экскурса ее работа была закончена за 20 минут. В этом уроке я покажу Вам как можно быстро создавать документы (письма, приглашения) затрачивая на это минимум времени. В разных версиях языках этот описываемый процесс называется по-разному. Так в русском это «Слияние», а в английском - «Merge». Надеюсь, что «письма счастья» от пенсионного фонда, налоговые уведомления создаются таким же способом:) Инструменты Для создания документов нам понадобится OpenOffice Writer.
В нем мы будем создавать шаблон письма. Понадобиться так же OpenOffice Calc. В нем мы создадим базу с фамилиями и адресами тех лиц, которых мы, например, хотим пригласить на вечеринку. Вместо программ из пакета OpenOffice легко могут использоваться MS Word и Excel. База данных может легко лежать в MS Access. И так, приступаем.
К статье прилагаются исходный код примера и база данных. Выполнены в Delphi 7 и Access 2003. Использовать генераторы отчетов такие как например QuickReport, FastReport, RaveReport и их компоненты. RaveReport - стандартный, поставляется с Делфи.
Создание базы данных База данных — это ничто иное как таблица в MS Excel или OpenOffice Calc, где данные располагаются в столбцах, а первая строка используется для именования столбцов. Заведем, например, столбцы «ФИО», «город», «индекс», «адрес». Введем данные и сохраним файл на диск. В качестве баз данных могут использоваться и другие источники, например адресная книга Outlook, или база данных MS Access. Создание шаблона письма С созданием шаблона письма дело обстоит чуть сложнее. Поскольку в шаблон будут данные из таблицы (нашей базы данных) подставляться как есть, то и письмо надо писать соответствующим образом. Если у вас в базе данных ФИО идет в именительном падеже, то вряд ли Вам удастся использовать это поле в обращении «Дорогой,!» и для конверта в строке «Кому: ».
В последнем случае ФИО будет смотреться несколько коряво. Составляя шаблон письма я рекомендую начать с составления письма какому-то реальному человеку.
Можно самому себе. Затем в нем выделить цветом те данные, которые Вы будете брать из базы данных и заменить их на соответствующие поля. Перед тем как заменять выделенный текст на поле рекомендую обратить внимание на то, с какой буквы должно начинаться поле в базе данных (строчной или прописной). Конечно, можно составлять шаблон сразу с полями, но тогда Вы можете не заметить некоторых ляпов, как нестыковка падежей. Уже в приведенном шаблоне видно, что нам потребуется ФИО в родительном падеже и поле, содержащие только имя и отчество. С первым полем мы можем заменить «Кому» на «Получатель» и тогда ФИО в именительном падеже нас вполне устроит.
Со вторым полем все несколько сложнее и нам придется завести в базе данных еще один столбец и заполнить его соответствующими данными. В одном из следующих уроков я расскажу как это сделать автоматически, а пока будем считать что такое поле у нас уже есть. Для вставки поля и привязки шаблона к базе данных необходимо выполнить следующую последовательность действий. В OpenOffice Writer выбрать базу данных и нажать «Define» («Определить»). Затем в нужное место вставить поле из подключенной базы данных. Для этого нажать Ctrl+F2, или в меню «Вставка» выбрать пункт «Поля» и «Другое». В открывшемся окне выбрать вкладку «Базы данных», в типе поля выбрать «Mail Merge fields», из базы данных выбрать соответствующее поле и нажать «Вставит».
Собственно базу данных можно также выбрать в этом окне. После того как одно поле вставлено, можно не закрывая текущего окна выделить текст для замены на следующего поля, выбрать поле и снова нажать «Вставить».
И так для каждого из полей. Для MS Word ситуация в чем-то похожа и, возможно, более удобна. После создания таблицы в MS Excel, запускаем MS Word и переходим на вкладку «Рассылки». На этой вкладке можно увидеть тре необходимых шага: «Начало слияния», «Составление документа и вставка полей» и «Завершение».
Есть еще промежуточный шаг «Просмотр результата», но он является опциональным. И так работа начинается с выбора документа. Это могут быть письма, наклейки, обычный документ Word. Тут же можно запустить мастер слияния, который проведет Вас через все стадии этого процесса. Следующий шаг — выбор получателя, то есть базы данных. Здесь Вы можете выбрать готовую базу данных (например, созданную на предыдущем этапе таблицу MS Excel), или создать новый список. После того как список выбран, становятся активными кнопки «Вставит поле слияния», «Изменить список получателей» и пр.
Через диалог «Изменить список получателей», который открывается соответствующей кнопкой, можно выбрать из всего списка только необходимые для слияния записи. Далее начинаем составлять шаблон письма и после того как оно написано заменяем блоки текста, на соответствующие поля в базе данных. При вставке полей мне кажется удобным подсветить все поля серым цветом, кликнув по кнопке «Выделить поля слияния». В противном случае, если таких полей много, то их можно потерять в тексте. И так, шаблон готов.
Генерация писем Последний этап — генерация писем. В OpenOffice для этого в меню «Инструменты» выбираем «Mail Merge Wizard.» и проходим все предлагаемые шаги по объединению нашего шаблона с базой данных.
HTML5 Справочник. Html> Определяет корневой тэг HTML5 документа. Справочник по тегам html 5 css 3. Дорогой друг! Справочник HTML переехал на новый сайт с коротким и простым адресом webref.ru.
В диалоговом окне мы видем, что из предложенных 8 пунктов нам некоторые пункты выполнять не придеться. Так документ мы уже создали и редактировать его нам не надо, блок адреса мы тоже уже вставили. Но давайте по-порядку. Сначала выбираем, что создаем письма на основе текущего документа и жмем «Далее» внизу окна. Вторым пунктом выбираем будет ли у нас это бумажное письмо или e-mail.
Для того, чтобы письмо можно было сохранить в файл следует выбрать первое. Жмем «Далее». Третим пунктом нам предлагают создать блок адреса, но поскольку мы его создали руками, то снимаем все галочки и переходим к следующему шагу. Здесь нам предлагают вставить обращение, но оно у нас тоже уже есть, поэтому жмем «Далее».
Шестым пунктом можно отредактировать документ, посмотреть на документ со вставленными из базы данных полями и, если надо, какие-то поля исключить. На шаге 7 предлагается отредактировать каждый из созданных в результате соединения шаблона с базой данных файлов.
И наконец на последнем, 8 шаге, можно выбрать что сделать с полученными документам. Можно сохранить, распечатать или отправить по e-mail. При этом можно сохранять все документы в один файл, или каждый документ отдельно.
В MS Word процесс слияния заканчивается нажатием кнопки «Найти и объединить». Из выпадающего меню очевидно, что все письма можно напечатать и послать через e-mail, но не очевидно, что все их можно сохранить в файл. Для сохранения надо выбрать первы пункт - «Изменить отдельные документы». При этом откроется новый документ, в котором каждое новое письмо будет располагаться с новой странице, а тут уже этот файл можно и сохранить. Заключение И так, в этом уроке Вы узнали как используя инструмент слияния создавать документы на основе шаблона.
Давайте кратко запишем последовательность действий:. Необходимо в табличном процессоре создать базу данных, из которой будут браться данные для заполнения полей. Необходимо создать шаблон письма. Произвести слияние и сохранить результат.
До новых встреч! С уважением, Алексей А.
В условиях недостатка времени на изучение такой темы, как “Базы данных”, для ознакомления учащихся с основными понятиями этой темы можно использовать текстовый редактор Microsoft Word. С этой целью может быть применена возможность редактора, которая называется “слияние данных”. Напомним основные положения (см. При проведении слияния задействованы две части: база данных и документ, а сама операция слияния как раз и позволяет объединить их (в документе используются данные из базы данных). Как правило, слияние применяется для оформления в документе текстового редактора писем, информация для которых (фамилии адресатов, их адреса и т.п.) хранится в базе данных. В статье 1 приведен ряд примеров использования слияния документов при решении задач “школьной” жизни. Возможны и другие примеры.
База Данных Wordpress
В простейшем случае в качестве базы данных можно использовать таблицу, оформленную в Microsoft Excel, в которой каждому полю соответствует отдельная колонка 1. Итак, пусть имеется лист электронной таблицы Microsoft Excel (см. На нем представлена информация об учениках школы: фамилия, имя, класс, пол и дата рождения, а также для каждого учащегося рассчитано число полных лет в его возрасте и определено, является ли он (она) именинником на текущей неделе. Этот лист и будем рассматривать как базу данных. 3 Сначала учащимся предлагается простое задание: в текстовом редакторе Microsoft Word напечатать список, скажем, 10а класса. Задача решается следующим образом.
Открывается панель инструментов Слияние (Вид — Панели инструментов — Слияние). Во вкладке Рассылки выбирается пункт Выбрать получателей — Использовать существующий список, после чего следует указать файл Excel со списком учеников (см. 2), а в нем — соответствующий лист. Выбираются (по одному) поля базы данных, которые будут использоваться в основном документе (нужные поля слияния). Для этого предназначена кнопка Вставить поля слияния (см. После вставки полей в документ между их именами нужно сделать необходимое число пробелов.
Если на этом и закончить работу, то будет отобран список всех учеников в таблице, причем на одном листе будут представлены фамилия, имя и обозначение класса лишь одного ученика. Поэтому для решения поставленной задачи надо воспользоваться фильтром — выбрать Изменить список получателей — Фильтр и в окне Фильтр и сортировка выбрать “Класс”, “равно” и “10а” (см. Для объединения всех отобранных записей в одном документе необходимо выполнить команды Найти и объединить — Изменить отдельные документы — Объединить все.
Ну а для того, чтобы все фамилии были на одной странице, следует заменить разрыв раздела на знак абзаца по всему документу (см. Конечный вид документа представлен на рис.
6 Фактически мы только что продемонстрировали, как создать простейший запрос к базе данных. После этого можно предложить ученикам самостоятельно выдать список всех, кто родился в текущем месяце, “невезучих”, родившихся 13-го числа, всех, кто родился в первой половине года, и т.п.
Можно также создавать запросы со сложными условиями. Например, получить список всех девочек, родившихся в феврале, или список всех Маш и Марий, список мальчиков для военкомата (тех, кому исполнилось 16 лет) и т.п. Несколько более сложные запросы возникают, когда мы хотим получить, например, список всех мальчиков 7-х классов.
Реляционная База Данных
Очень часто ученики не обращают внимания, что в графе (поле) “Класс” стоит обозначение класса с буквой. Это означает, что в фильтре запроса в списке Сравнение (см. 4) необходимо использовать пункт “содержит”. Думаем, читателям не составит труда придумать десяток-другой запросов к этой очень понятной базе данных. Интересным аспектом предложенной методики является обсуждение с учащимися преобразования логических выражений (сложных условий).
Рассмотрим следующий запрос: “Требуется выдать список девочек старших классов, у которых в поле “Имя” записано Лена или Елена”. Здесь мы имеем четыре условия: 1) поле “Имя” равно “Лена” (обозначим его для краткости — Л); 2) поле “Имя” равно “Елена” ( Е); 3) поле “Класс” содержит 10 ( К10); 4) поле “Класс” содержит 11 ( К11). После обсуждения с учащимися общего условия для отбора значений в список можно получить такое: (Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11), причем именно со скобками, так как операция конъюнкции выполняется раньше, чем операция дизъюнкции. Однако при работе с фильтром (см.
4) скобки расставить нельзя. Ответ такой — надо раскрыть скобки, не забывая, что конъюнкция (И) — это аналог умножения, а дизъюнкция (ИЛИ) — аналог сложения: ( Л ИЛИ Е) И ( К10 ИЛИ К11) = Л И К10 ИЛИ Л И К11 ИЛИ Е И К10 ИЛИ Е И К11. Таким образом, фильтр будет следующим: Имя равно Лена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Лена И Класс содержит 11 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 11. Фрагмент окна Фильтр и сортировка с таким условием 3 приведен на рис. Фрагмент окна Фильтр и сортировка Опыт показывает, что при применении описанной методики, во-первых, большинство учеников не испытывают особых трудностей в понимании того, что они должны сделать, а стало быть, осваивают основные понятия баз данных и технику создания запросов.
Во-вторых, очевидной является и чисто практическая польза с точки зрения общей компьютерной грамотности. Литература 1. Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли. / Информатика, № 2/2006. Примечание редакции.
Как отмечалось, при описании методики автор использует версию Microsoft Word 2007. В предыдущих версиях редактора вид панели инструментов Слияние отличается от представленного в статье. В таких версиях: 1) для выбора файла Excel со списком учеников в качестве источника данных следует использовать кнопку ( Открыть источник данных); 2) для вставки в документ нужных полей слияния предназначена кнопка ( Вставить поля слияния); 3) для отображения имен полей или отобранных значений используется кнопка ( Поля/данные); 4) окно Фильтр и сортировка вызывается с помощью кнопки ( Получатели). После этого надо щелкнуть на стрелке ( ) рядом с надписью на заголовке столбца и выбрать пункт Дополнительно; 5) объединить все отобранные записи в одном документе можно с помощью кнопки (Слияние в новый документ); 6) замена разрыва раздела на знак абзаца по всему документу осуществляется “обычными” средствами Word ( Правка — Заменить, с использованием специальных символов).
1 При создании этой таблицы целесообразно ознакомить учащихся с такими понятиями, как “база данных”, “поле”, “запись” и “запрос”. 2 Автор использует версию редактора Word 2007. 3 В окне условие представлено не полностью (используется вертикальная полоса прокрутки).